11月16日,能源公司綜合檔案室順利通過溫州市檔案局組織的“省級規(guī)范化數(shù)字檔案室”考核評定。
考核組通過匯報展示、查閱臺賬等形式,對數(shù)字檔案系統(tǒng)功能、數(shù)字檔案管理、數(shù)字檔案開發(fā)利用等方面進(jìn)行了逐項(xiàng)檢查,現(xiàn)場核查檔案系統(tǒng)內(nèi)的電子檔案。考核組對能源公司的數(shù)字檔案管理工作給予了充分肯定,同時也提出了一些寶貴的建議。針對這些建議,能源公司將繼續(xù)完善數(shù)字檔案管理工作,進(jìn)一步提高檔案管理水平。
近年來,能源公司高度重視檔案工作,圍繞組織制度保障、數(shù)字檔案資源建設(shè)、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)管理、數(shù)字檔案開發(fā)利用、數(shù)字檔案移交備份等五方面規(guī)范做好檔案數(shù)字化相關(guān)工作,推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。
一是完善制度建設(shè)。將檔案管理工作列入重要議事日程,確定申報數(shù)字檔案室評定計劃,并將該事項(xiàng)納入部室重點(diǎn)考核工作。編制了系列數(shù)字檔案管理制度,使工作有章可循。強(qiáng)化檔案員隊伍建設(shè),積極組織各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提升專業(yè)知識水平及能力。配齊各類軟件、硬件設(shè)備,實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部收集、整理、查詢以及利用等基本功能,提高檔案檢索效率。
二是搭建數(shù)字資源。積極完善各類數(shù)據(jù)庫建設(shè),100%建立室藏文書、基建、會計、經(jīng)營以及特種載體等各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與電子目錄一一對應(yīng)。按照檔案數(shù)字化存儲格式和技術(shù)參數(shù)要求,規(guī)范檔案數(shù)字化實(shí)施操作過程,不斷提高檔案管理效率、促進(jìn)信息共享、增強(qiáng)檔案安全性。
三是加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理。定期檢查電子檔案的保管情況、監(jiān)測電子檔案的可用性,配備多種載體設(shè)備對檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行多項(xiàng)備份,確保檔案數(shù)據(jù)的安全。定人定崗進(jìn)行涉密數(shù)字檔案管理,嚴(yán)格做好涉密數(shù)字檔案的管理。
四是編研檔案成果。積極向各部室宣傳數(shù)字檔案系統(tǒng)功能,根據(jù)賬號權(quán)限設(shè)置,隨時隨地進(jìn)行檔案查詢和辦理業(yè)務(wù),使工作更加高效便捷。根據(jù)查閱及利用登記,匯總查閱利用情況,及時發(fā)布和更新《全宗介紹》、《大事記》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》等電子編研材料,充分開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源,為編制公司《能源志》提供全方位服務(wù)。
下一步,能源公司將以“省級規(guī)范數(shù)字檔案室”為新的起點(diǎn),加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理工作,為公司的生產(chǎn)經(jīng)營提供有力的檔案支撐。